Regulamin dla Uczestników Programu Warmińsko-Mazurski Czek Turystyczny

Rozdział I - Postanowienia ogólne

1. Niniejszy regulamin (zwany dalej „Regulaminem") określa zasady i warunki uczestnictwa w Programie Warmińsko-Mazurski Czek Turystyczny (zwanym dalej „Programem”). Program jest realizowany zgodnie z regulaminem konkursu pn. Program „Czek Turystyczny” ogłoszonego przez Ministra Sportu i Turystyki (zwanym dalej „MSiT”) oraz umową dotacyjną nr 2026.0077/1113/UDOT/DT/BP/PM z dnia 13 sierpnia 2026 r. o realizację zadania publicznego pn. „Warmińsko-Mazurski Czek Turystyczny” dofinansowanego ze środków Ministerstwa Sportu i Turystyki.
2. Organizatorem Programu jest Warmińsko-Mazurska Regionalna Organizacja Turystyczna z siedzibą w Olsztynie, ul. Staromiejska 1, 10-017 Olsztyn, KRS 0000149263, NIP: 7393345833, REGON: 519553770 (zwana dalej „Organizatorem”).
3. Celem Programu jest podniesienie aktywności turystycznej Uczestników oraz promocja i wzmocnienie atrakcyjności turystycznej województwa warmińsko-mazurskiego, wsparcie działań na rzecz budowania pozytywnego i bezpiecznego wizerunku regionów dotkniętych pośrednimi skutkami wojny w Ukrainie.
4. Przedmiotem Programu jest udzielenie Uczestnikom jednorazowej dopłaty w formie Warmińsko-Mazurskiego Czeku Turystycznego (zwanego dalej „Czekiem") do usług hotelarskich realizowanych na terenie województwa warmińsko-mazurskiego w Obiektach Noclegowych biorących udział w Programie.
5. Warmińsko-Mazurski Czek Turystyczny – unikalny, elektroniczny kod generowany przez System, składający się z 9 cyfr (zwany dalej „Kodem Czeku”) wraz z informacjami dodatkowymi: wartość Czeku, oznaczenie Tury wraz z okresem jej obowiązywania, imię i nazwisko Uczestnika wraz z kategorią Uczestnika (zwanymi dalej „Informacjami Dodatkowymi”). Czek potwierdza zakwalifikowanie Wniosku o Czek złożonego przez Uczestnika do Programu i stanowi podstawę do udzielenia dopłaty do usług hotelarskich w wysokości 300 zł w Obiekcie Noclegowym, po spełnieniu łącznie wszystkich warunków określonych w niniejszym Regulaminie.
6. Strona Programu — strona internetowa czekwarmiamazury.pl, stanowiąca element Systemu teleinformatycznego, za pośrednictwem której realizowany jest Program.
7. System — system teleinformatyczny służący do realizacji Programu, obejmujący w szczególności składanie Wniosków o Czek, generowanie i ewidencjonowanie Czeków, obsługę Obiektów Noclegowych oraz rozliczenia.
8. Obiekty Noclegowe – obiekty, w których świadczone są usługi hotelarskie zgodnie z ustawą z dnia 29 sierpnia 1997 r. o usługach hotelarskich oraz usługach pilotów wycieczek i przewodników turystycznych (t. j. Dz.U. z 2023 r. poz. 1944), obejmujące zarówno obiekty hotelarskie, o których mowa w art. 36 tej ustawy, jak i inne obiekty, o których mowa w art. 35 ust. 2 i 3 tej ustawy, zlokalizowane na terenie województwa warmińsko-mazurskiego, które założą konto w Systemie, zostaną zakwalifikowane do udziału w Programie oraz zostaną umieszczone na Stronie Programu.
9. Baza Obiektów Noclegowych – publikowana na Stronie Programu lista Obiektów Noclegowych świadczących usługi hotelarskie, w których można zrealizować Czek.
10. Wniosek o Czek – wniosek o dofinansowanie usługi hotelarskiej składany poprzez wypełnienie formularza dostępnego na Stronie Programu.
11. Realizacja Czeku – czynność wykonywana przez Obiekt Noclegowy w Systemie polegająca na potwierdzeniu wykorzystania Czeku podczas pobytu Uczestnika korzystającego z minimum 2 noclegów.
12. Rozliczenie – proces obejmujący weryfikację dokumentów rozliczeniowych oraz wypłatę środków należnych Obiektowi przez Organizatora za prawidłowo zrealizowane Czeki.
13. Dokument tożsamości - oficjalny dokument urzędowy, który potwierdza dane osobowe oraz wizerunek danej osoby.
14. Usługi hotelarskie - usługi w rozumieniu ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. o usługach hotelarskich oraz usługach pilotów wycieczek i przewodników turystycznych (t.j. Dz. U. z 2023 r. poz. 1944.), świadczone przez Obiekt Noclegowy uczestniczący w Programie.
15. Uczestnik Programu (zwany dalej „Uczestnikiem”) – osoba posiadająca obywatelstwo polskie, mająca miejsce zamieszkania na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej, należąca do jednej z kategorii Uczestników opisanych w Rozdziale II pkt. 1 Regulaminu.
16. Tura naboru – wyodrębniony okres przyjmowania wniosków o przyznanie Czeków, posiadający określony termin rozpoczęcia i zakończenia oraz przypisaną pulę środków finansowych dla danej kategorii Uczestników.
17. Program realizowany jest w okresie od 29 września do 30 listopada 2026 roku (zwanym dalej jako „Czas Trwania Programu”) w trzech Turach:
    1. I Tura: nabór Wniosków o Czek rozpoczyna się 29 września 2026 — realizacja Czeków od 30 września do 18 października 2026 roku
    2. II Tura: nabór Wniosków o Czek rozpoczyna się 19 października 2026 — realizacja Czeków od 20 października do 08 listopada 2026 roku
    3. III Tura: nabór Wniosków o Czek rozpoczyna się 09 listopada 2026 — realizacja Czeków od 10 listopada do 30 listopada 2026 roku

18. Organizator zastrzega możliwość zmiany terminów wskazanych w pkt 17 w przypadku wystąpienia okoliczności technicznych, organizacyjnych lub formalnych uniemożliwiających przeprowadzenie naboru. Informacja o zmianie terminów zostanie opublikowana na Stronie Programu.
19. Całkowita pula środków przeznaczonych na dopłaty do usług hotelarskich w ramach zadania publicznego „Warmińsko-Mazurski Czek Turystyczny” wynosi 3 555 000,00 zł, z czego kwotę 1 027 000,00 zł stanowią środki Ministerstwa Sportu i Turystyki przeznaczone na współfinansowanie Czeków dla Uczestników należących do kategorii Seniorzy (60+) oraz Posiadacze Karty Dużej Rodziny. Pozostałe środki, pochodzące z Warmińsko-Mazurskiej Regionalnej Organizacji Turystycznej, przeznaczone są na realizację Czeków we wszystkich kategoriach Uczestników.

20. Organizator zastrzega możliwość zmiany puli środków w trakcie trwania Programu przeznaczonych na generowanie Czeków. Aktualna wysokość puli środków na każdą Turę będzie podana na Stronie Programu.
21. Liczba Czeków i kwota środków przeznaczonych na realizację Czeków jest ograniczona.
22. Wyczerpanie środków nie rodzi po stronie osób, którym nie wygenerowano Czeku, jakichkolwiek roszczeń wobec Organizatora.
23. Wartość Czeku dla każdej kategorii Uczestników wynosi 300 zł i jest niezmienna w trakcie trwania Programu.
24. Generowanie Czeków w ramach Programu rozpocznie się w terminach wskazanych w pkt 17. Wniosek o Czek zostanie opublikowany o godz. 10:00:00 na Stronie Programu. Generowanie Czeków będzie prowadzone do czasu wyczerpania puli środków przeznaczonych dla każdej z trzech kategorii Uczestników.
25. Niewykorzystane środki z I i II Tury będą przeznaczone na realizację Czeków w kolejnej Turze, zgodnie z decyzją Organizatora, z zastrzeżeniem, że środki przeznaczone dla Grupy otwartej nie podlegają przesunięciu do pozostałych kategorii Uczestników i mogą zostać wykorzystane wyłącznie na realizację Czeków dla tej grupy.
26. Okres realizacji Czeków ustala się w terminach od 30 września 2026 r. do 30 listopada 2026 r.
27. Zasady i warunki uczestnictwa w Programie dla Obiektów Noclegowych świadczących usługi hotelarskie określa odrębny Regulamin, dostępny na Stronie Programu.

Rozdział II – Uczestnicy

1. Uczestnikiem Programu może być wyłącznie pełnoletnia osoba fizyczna, która łącznie spełnia następujące warunki:
   1. jest obywatelem Rzeczypospolitej Polskiej;
   2. ma miejsce zamieszkania na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej;
   3. bierze udział w Programie jako turysta indywidualny (Program nie obejmuje pobytów grupowych ani zorganizowanych);
   4. należy do jednej z kategorii Uczestników:
      1. Seniorzy (60+) – osoby, o których mowa w art. 2 pkt 7 ustawy z dnia 11 czerwca 2026 r. o osobach starszych i koordynacji opieki długoterminowej (Dz.U. z 2026 r. poz. 986 z późn. zm.), tj. osoby, które na dzień wygenerowania Czeku ukończyły 60. rok życia. Czeki dla tej grupy są współfinansowane ze środków Ministerstwa Sportu i Turystyki oraz Warmińsko-Mazurskiej Regionalnej Organizacji Turystycznej (W- M ROT).
      2. Posiadacze Karty Dużej Rodziny (KDR) – pełnoletnie osoby, o których mowa w art. 4 ust. 1 ustawy z dnia 5 grudnia 2014 r. o Karcie Dużej Rodziny (t.j. Dz.U. z 2024 r. poz. 1512), posiadające ważną i aktywną Kartę Dużej Rodziny na dzień wygenerowania Czeku. Czeki dla tej grupy są współfinansowane ze środków Ministerstwa Sportu i Turystyki oraz Warmińsko-Mazurskiej Regionalnej Organizacji Turystycznej (W- M ROT).
      3. Grupa otwarta (18+) – osoby, które na dzień wygenerowania Czeku ukończyły 18. rok życia. Czeki dla tej grupy są finansowane wyłącznie ze środków Warmińsko-Mazurskiej Regionalnej Organizacji Turystycznej (W-M ROT).

2. Wraz z Wnioskiem o Czek, Uczestnik składa wymagane oświadczenia, w tym oświadczenie o zapoznaniu się z Regulaminem i akceptacji jego treści.
3. Przynależność do jednej z kategorii, o których mowa w pkt. 1 Uczestnik deklaruje we Wniosku o Czek. Po wysłaniu Wniosku o Czek zmiana kategorii nie jest możliwa.
4. Wiek Uczestnika podlega weryfikacji przez System w trakcie składania Wniosku o Czek a także przez Obiekt Noclegowy na podstawie dokumentu tożsamości przy realizacji Czeku.
5. Numer Karty Dużej Rodziny podlega automatycznej weryfikacji w systemie Empatia, prowadzonym i nadzorowanym przez Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej, zarówno przez System podczas składania Wniosku o Czek, jak i przez Obiekt Noclegowy przy zgłaszaniu Czeku do realizacji w związku z dokonaną rezerwacją.
6. Uczestnik ponosi odpowiedzialność za prawidłowość przekazanych danych oraz złożonych oświadczeń.
7. Organizator nie ponosi odpowiedzialności za skutki podania przez Uczestnika nieprawidłowych lub nieaktualnych danych.
8. W całym czasie trwania Programu jeden Uczestnik uprawniony jest do uzyskania dopłaty do usług hotelarskich w ramach Programu wyłącznie jeden raz, niezależnie od kategorii w jakiej ubiega się o Czek czy Tury Programu. System weryfikuje unikalność Uczestnika na podstawie numeru telefonu oraz adresu e-mail podanych we Wniosku o Czek.
9. Uczestnik nie jest uprawniony do jednoczesnego korzystania z Czeku oraz innych form dofinansowania finansowanych ze środków publicznych w stosunku do rezerwacji usługi hotelarskiej dokonanej w ramach Programu.
10. Osoby należące do najbliższej rodziny przedsiębiorcy świadczącego usługi hotelarskie/ właściciela/współwłaściciela Obiektu Noclegowego biorącego udział w Programie nie mogą realizować Czeku w tym Obiekcie Noclegowym. Za najbliższą rodzinę uważa się małżonka, rodzeństwo, zstępnych oraz wstępnych właściciela lub współwłaściciela Obiektu Noclegowego.
11. Osoby pozostające z Organizatorem w stosunku pracy lub związane z nim umową cywilnoprawną w czasie trwania Programu, a także osoby, które pełnią funkcję w Zarządzie lub Komisji Rewizyjnej Organizatora, nie mogą uczestniczyć w Programie, jako Uczestnik.
12. Dopłata do usług hotelarskich jest udzielana w wysokości odpowiadającej wartości Czeku. Wartość Czeku wynosi 300 zł i jest jednakowa we wszystkich turach Programu.

Rozdział III – Zasady generowania i realizacji Czeku przez Uczestnika

1. Podstawą udzielenia dopłaty do usług hotelarskich jest złożenie przez Uczestnika Wniosku o Czek na Stronie Programu.
2. Nabór Wniosków o Czek prowadzony jest odrębnie dla każdej Tury. Terminy Tur zostały wskazane w Rozdziale I pkt. 17.
3. We Wniosku o Czek Uczestnik zobowiązany jest podać:
   1. imię i nazwisko zgodne z dokumentem tożsamości;
   2. aktualny adres e-mail;
   3. aktywny numer telefonu, którego jest użytkownikiem;
   4. województwo miejsca zamieszkania;
   5. kategorię, w ramach której ubiega się o przyznanie Czeku, tj.: Seniorzy 60+, Posiadacze Karty Dużej Rodziny albo Grupa otwarta 18+;
   6. złożyć oświadczenie o spełnianiu warunków uczestnictwa właściwych dla wybranej kategorii, zgodnie z poniższymi zasadami:
      • Seniorzy 60+ – oświadcza, że posiada obywatelstwo polskie, ma miejsce zamieszkania na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej oraz w dniu złożenia Wniosku o Czek ukończył 60. rok życia;
      • Posiadacze Karty Dużej Rodziny – oświadcza, że posiada obywatelstwo polskie, ma miejsce zamieszkania na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej, ukończył 18. rok życia, posiada ważną i aktywną Kartę Dużej Rodziny oraz spełnia warunki określone w art. 4 ust. 1 ustawy z dnia 5 grudnia 2014 r. o Karcie Dużej Rodziny (tekst jedn. Dz. U. z 2024 r. poz. 1512);
      • Grupa otwarta 18+ – oświadcza, że posiada obywatelstwo polskie, ma miejsce zamieszkania na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej oraz ukończył 18. rok życia.

4. Po wysłaniu Wniosku o Czek oraz po wygenerowaniu Czeku nie jest możliwa zmiana jakichkolwiek danych podanych we Wniosku o Czek, w tym: kategorii, Tury, imienia i nazwiska Uczestnika.
5. Wygenerowanie Czeku nie jest równoznaczne z dokonaniem rezerwacji w Obiekcie Noclegowym ani nie gwarantuje dostępności miejsc noclegowych w Obiektach Noclegowych.
6. Wysłanie Wniosku o Czek nie jest równoznaczne z wygenerowaniem Czeku uprawniającego do skorzystania z dopłaty do usług hotelarskich. Czek zostaje wygenerowany wyłącznie po łącznym spełnieniu następujących warunków:
   1. prawidłowym wypełnieniu Wniosku o Czek,
   2. zachowaniu kolejności wpływu Wniosków o Czek,
   3. dostępności puli środków przeznaczonych na dopłatę do usług hotelarskich w danej Turze Programu,
   4. spełnieniu warunków określonych w pkt 7–9 niniejszego Rozdziału.
7. Jeżeli w danej Turze Programu dostępna jest pula środków przeznaczonych na dopłatę do usług hotelarskich, na numer telefonu (wyłącznie polski numer telefonu komórkowego z prefiksem +48) wskazany przez Uczestnika we Wniosku o Czek zostanie wysłany wiadomością SMS 4-cyfrowy kod autoryzacyjny. Kod ten należy potwierdzić w celu kontynuowania procesu generowania Czeku. Kod jest ważny przez 10 minut od momentu jego wysłania. Uczestnik ma trzy próby poprawnego wpisania kodu. Po ich wykorzystaniu konieczne jest ponowne wypełnienie i wysłanie Wniosku o Czek.
8. Potwierdzenie kodu autoryzacyjnego stanowi warunek wygenerowania Czeku.
9. Po prawidłowym potwierdzeniu kodu autoryzacyjnego na Stronie Programu zostanie wyświetlona informacja o wygenerowaniu Czeku wraz z Kodem Czeku oraz dodatkowymi informacjami dotyczącymi jego wykorzystania. Uczestnik jest zobowiązany do zachowania potwierdzenia wygenerowania Czeku w sposób umożliwiający jego późniejszą weryfikację przez Organizatora np. poprzez wykonanie zrzutu ekranu lub zdjęcia ekranu zawierającego Kod Czeku oraz pozostałe informacje. Kod Czeku zostanie wysłany Uczestnikowi w wiadomości SMS oraz do 12 godzin w postaci dokumentu PDF na adres e-mail wskazany we Wniosku o Czek.
10. Prawidłowo wygenerowany Czek zawiera Kod Czeku oraz następujące informacje dodatkowe:
    1. wartość Czeku w zł;
    2. tura Programu;
    3. imię i nazwisko Uczestnika, na którego został wygenerowany Czek;
    4. kategoria Uczestnika, na którego został wygenerowany Czek.
11. Jeżeli w chwili weryfikacji Wniosku o Czek okaże się, że na numer telefonu i adres e-mail wskazane we Wniosku został już wygenerowany Czek w czasie trwania Programu, system uniemożliwi wygenerowanie kolejnego Czeku, niezależnie od Tury Programu oraz kategorii Uczestnika, w ramach której złożono Wniosek o Czek. Ograniczenie to stanowi dodatkowy mechanizm weryfikacji Uczestników.
12. Złożenie Wniosku o Czek, jak również rozpoczęcie jego wypełniania, nie stanowi podstawy jakichkolwiek roszczeń wobec Organizatora.
13. Wygenerowanie Czeku nie jest gwarantowane. Jeżeli w chwili weryfikacji Wniosku o Czek pula środków przeznaczonych na dopłatę do usług hotelarskich w danej Turze Programu zostanie wyczerpana, Czek nie zostanie wygenerowany.
14. O wygenerowaniu Czeku decydują wyłącznie kryteria obiektywne: poprawność i kompletność Wniosku o Czek, kolejność skutecznego wysłania Wniosków oraz dostępność środków w puli właściwej kategorii i Tury. Czeki generowane są przez System automatycznie, z wykluczeniem jakiejkolwiek uznaniowości przy ich przyznawaniu.
15. Po wyczerpaniu puli środków przeznaczonych na dopłatę do usług hotelarskich w danej Turze Programu system uniemożliwia złożenie Wniosku o Czek. W formularzu Wniosku o Czek wyświetlona zostanie informacja o braku środków.
16. Czek może zostać zrealizowany wyłącznie:
    1. przez Uczestnika, na którego został wygenerowany i osobiście z niego skorzysta (Czek jest imienny);
    2. na usługę hotelarską świadczoną przez Obiekt Noclegowy znajdujący się na terenie województwa warmińsko-mazurskiego i uczestniczący w Programie, znajdujący się w Bazie Obiektów Noclegowych;
    3. w okresie obowiązywania Tury wskazanej na Czeku;
    4. w ramach jednej rezerwacji obejmującej co najmniej dwa noclegi, niezależnie od liczby osób objętych daną rezerwacją;
    5. jeden raz w trakcie trwania całego Programu.
17. Warunkiem realizacji Czeku jest:
    1. dokonanie przez Uczestnika rezerwacji usługi hotelarskiej na swoje imię i nazwisko bezpośrednio w Obiekcie Noclegowym (w tym z wykorzystaniem środków komunikowania się na odległość, w szczególności za pośrednictwem formularza kontaktowego, poczty elektronicznej lub telefonu) nie wcześniej niż w okresie trwania Tury, w której Uczestnik wygenerował Czek, oraz dokonanie płatności za usługę hotelarską bezpośrednio na rzecz tego Obiektu Noclegowego. Rezerwacja i płatność dokonane za pośrednictwem pośredników lub internetowych platform rezerwacyjnych nie spełniają warunków realizacji Czeku.
    2. rozpoczęcie pobytu objętego rezerwacją w okresie trwania Tury. W przypadku, gdy pobyt objęty rezerwacją, o której mowa w pkt 17 niniejszego Rozdziału, rozpoczyna się w okresie trwania jednej Tury Programu i kończy się w okresie trwania kolejnej Tury Programu, Czek pozostaje przypisany do Tury Programu, na którą został wygenerowany, niezależnie od daty zakończenia pobytu objętego rezerwacją;
    3. potwierdzenie przez Obiekt Noclegowy w dniu rozpoczęcia pobytu Uczestnika: - ważności Czeku; - zgodności danych Uczestnika (imię i nazwisko, obywatelstwo na podstawie dokumentu tożsamości) z danymi wskazanymi przy generowaniu Czeku; - uprawnień Uczestnika (wieku na podstawie dokumentu tożsamości, a w przypadku Posiadaczy Karty Dużej Rodziny także ważności karty); - rezerwacji, że została dokonana na dane Uczestnika i obejmuje co najmniej dwa noclegi oraz, że została dokonana bezpośrednio w Obiekcie Noclegowym po wygenerowaniu Czeku, a pobyt rozpoczął się w okresie Tury, na którą Czek został wygenerowany;
    4. realizacji Czeku w Systemie. Potwierdzenie powoduje zmianę statusu Czeku na „zrealizowany” i uniemożliwia jego ponowne użycie;
    5. pobranie od Uczestnika płatności w kwocie pomniejszonej o wartość Czeku.
18. Czek jest ważny wyłącznie w Turze wskazanej na Czeku.
19. Uczestnik nie podaje Kodu Czeku telefonicznie podczas dokonywania rezerwacji.
20. Organizator nie gwarantuje dostępności miejsc noclegowych w Obiektach Noclegowych. Brak dostępności miejsc nie stanowi podstawy do wydłużenia ważności Czeku, przyznania nowego Czeku ani jakiejkolwiek rekompensaty.
21. Przed dokonaniem rezerwacji Uczestnik powinien upewnić się w Obiekcie Noclegowym, że posiadany Czek może zostać w nim zrealizowany (Obiekt bierze udział w Programie).
22. Czek, który nie zostanie zrealizowany przez Uczestnika zgodnie z zasadami określonymi w niniejszym Regulaminie lub nie zostanie przypisany do rezerwacji przez Obiekt Noclegowy przed upływem okresu jego ważności, zostaje uznany za niewykorzystany i traci ważność a także nie podlega ponownemu wygenerowaniu, przedłużeniu ani wymianie na kolejny Czek.
23. Organizator nie pośredniczy w rezerwacji usług hotelarskich ani nie ustala warunków cenowych tych usług. Rezerwacja dokonywana jest indywidualnie przez Uczestnika, bezpośrednio w wybranym Obiekcie Noclegowym biorącym udział w Programie.
24. Po zrealizowaniu Czeku Uczestnik może wystąpić do Obiektu Noclegowego o wystawienie dokumentu księgowego potwierdzającego wykonanie i rozliczenie usługi hotelarskiej, zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa.
25. W przypadku stwierdzenia, że Uczestnik uzyskał Czek lub dopłatę w wyniku podania nieprawdziwych informacji, złożenia oświadczenia niezgodnego ze stanem faktycznym, zatajenia informacji mających wpływ na jego uprawnienie do udziału w Programie lub celowego obejścia zasad określonych w niniejszym Regulaminie, Uczestnik traci prawo do korzystania z Czeku.
26. Jeżeli w wyniku działania, o którym mowa w pkt 25, Uczestnik otrzymał dopłatę, do której nie był uprawniony, jest zobowiązany do jej zwrotu jako nienależnie pobranej, na zasadach określonych w niniejszym Regulaminie oraz obowiązujących przepisach prawa.
27. Organizator jest uprawniony do weryfikacji spełniania przez Uczestnika warunków udziału w Programie oraz prawidłowości wykorzystania Czeku, a w przypadku stwierdzenia nieprawidłowości – do podjęcia działań zmierzających do odzyskania nienależnie wypłaconej dopłaty.
28. Wyłączną odpowiedzialność za świadczenie oraz jakość usług hotelarskich ponosi Obiekt Noclegowy. Warunki rezerwacji, w tym zasady jej zmiany i anulowania, określa Obiekt Noclegowy. Niespełnienie przez Uczestnika któregokolwiek z warunków realizacji Czeku określonych w Regulaminie, stanowi podstawę do odmowy realizacji Czeku oraz jego unieważnienia.
29. Unieważniony Czek uznaje się za niewykorzystany. Środki odpowiadające wartości unieważnionego Czeku podlegają zwrotowi do puli środków przeznaczonych na dopłatę do usług hotelarskich w kolejnych Turach Programu. Z tego tytułu Uczestnikowi nie przysługują wobec Organizatora ani Obiektu jakiekolwiek roszczenia.
30. Czek nie podlega wymianie na gotówkę ani wypłacie w jakiejkolwiek innej formie. Czek nie może być wykorzystany do opłacenia zaliczki na poczet usługi hotelarskiej.
31. Czek nie może być przedmiotem obrotu, w szczególności sprzedaży, darowizny ani innej formy zbycia lub przekazania na rzecz osoby trzeciej.
32. Czek może zostać zrealizowany wyłącznie w przypadku, gdy łączna cena usługi hotelarskiej objętej daną rezerwacją jest wyższa niż wartość Czeku. W takim przypadku wartość Czeku pomniejsza kwotę należną od Uczestnika za tę usługę hotelarską.
33. Do rezerwacji, o której mowa w pkt 17 niniejszego Rozdziału, może zostać przypisany wyłącznie jeden Czek, niezależnie od liczby osób korzystających z usług hotelarskich w ramach tej rezerwacji. Niedopuszczalne jest dokonywanie podziału jednej rezerwacji na kilka odrębnych rezerwacji lub podejmowanie innych działań mających na celu wykorzystanie więcej niż jednego Czeku na usługi hotelarskie objęte tym samym pobytem.

Rozdział IV - Ochrona danych osobowych

1. Administratorem danych osobowych przekazanych w ramach Programu jest Warmińsko-Mazurska Regionalna Organizacja Turystyczna z siedzibą w Olsztynie mieszcząca się przy ul. Staromiejskiej 1, 10-017 Olsztyn, NIP: 7393345833, numer tel. (89) 535 35 65, www.wmrot.org.
2. W sprawach dotyczących przetwarzania danych osobowych można kontaktować się z Administratorem:
   • pisemnie na adres ul. Staromiejska 1, 10-017 Olsztyn;
   • drogą elektroniczną na adres: kontakt@wmrot.org;
   • telefonicznie pod numerem: (89) 535 35 65.

3. Administrator danych osobowych powołał inspektora ochrony danych, z którym można kontaktować się pod adresem iod@wmrot.org i telefonicznie pod numerem (89) 535 35 65
4. Dane osobowe przetwarzane są zgodnie z rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. (RODO) w następujących celach i na następujących podstawach:
   1. realizacji Programu, w tym obsługi Wniosków o Czek, weryfikacji uprawnień, generowania i obsługi Czeków oraz rozliczenia Czeków z Obiektami Noclegowymi — art. 6 ust. 1 lit. b RODO (przetwarzanie jest niezbędne do wykonania umowy, której stroną jest osoba, której dane dotyczą, lub do podjęcia działań na żądanie osoby, której dane dotyczą, przed zawarciem umowy);
   2. realizacji obowiązków prawnych ciążących na Organizatorze, w tym obowiązków sprawozdawczych, rozliczeniowych i kontrolnych związanych z finansowaniem Programu ze środków publicznych (dotacja MSiT) oraz obowiązków podatkowych i archiwizacyjnych — art. 6 ust. 1 lit. c RODO (przetwarzanie jest niezbędne do wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na administratorze);
   3. kontroli prawidłowości realizacji Programu, zapobiegania nadużyciom oraz ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń — art. 6 ust. 1 lit. f RODO (prawnie uzasadniony interes Organizatora).

5. Zakres przetwarzanych danych obejmuje: w odniesieniu do Uczestników — imię i nazwisko, przypisaną kategorię, adres e-mail, numer telefonu, województwo zamieszkania oraz dane dotyczące realizacji Czeku (Obiekt Noclegowy, termin pobytu); w odniesieniu do Obiektów Noclegowych — dane identyfikacyjne, kontaktowe i rozliczeniowe, w tym dane osób reprezentujących i osób wskazanych do kontaktu.
6. Obiekt Noclegowy, któremu udostępniono dane Uczestnika w związku z rezerwacją i realizacją usługi hotelarskiej, jest odrębnym administratorem danych osobowych w rozumieniu art. 4 pkt 7 RODO i samodzielnie realizuje wobec Uczestnika obowiązki informacyjne wynikające z art. 13 i 14 RODO.
7. Dane osobowe będą przechowywane przez Czas Trwania Programu i okres jego rozliczenia, a następnie przez okres wymagany przepisami prawa, w tym przepisami dotyczącymi rozliczenia i kontroli zadań publicznych oraz przedawnienia roszczeń — nie dłużej niż 6 lat od zakończenia roku, w którym zakończono realizację Programu. Dane osób, na rzecz których nie wygenerowano Czeku, są usuwane niezwłocznie po zakończeniu naboru w danej Turze.
8. Podanie danych osobowych jest dobrowolne, lecz niezbędne do udziału w Programie.
9. W związku z przetwarzaniem danych osobowych, osobie, której dane dotyczą przysługują następujące prawa: dostępu do danych osobowych, żądania ich sprostowania, usunięcia danych, ograniczenia przetwarzania danych, przenoszenia danych, wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania a także cofnięcia zgody w każdym momencie o ile zgoda była podstawą przetwarzania. Realizację powyższych praw determinuje spełnienie przewidzianych ku temu przez RODO przesłanek.
10. Osobie, której dane dotyczą, przysługuje prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, ul. Stanisława Moniuszki 1A, 00-014 Warszawa, jeżeli uzna, że przetwarzanie jej danych osobowych narusza przepisy RODO.
11. Dane osobowe nie będą wykorzystywane do profilowania.
12. W celu zapewnienia bezpieczeństwa Serwisu i ochrony przed nadużyciami Administrator korzysta z usługi Cloudflare Turnstile, w ramach której mogą być przetwarzane dane techniczne, w szczególności adres IP oraz informacje dotyczące urządzenia, przeglądarki i sesji. Dane te mogą być przetwarzane lub przekazywane poza Europejski Obszar Gospodarczy, w tym do Stanów Zjednoczonych.
13. Szczegółowe informacje o przetwarzaniu danych osobowych przez Administratora za pośrednictwem Systemu znajdują się w polityce prywatności dostępnej na Stronie Programu pod adresem czekwarmiamazury.pl.

Rozdział V - Postanowienia końcowe

1. Regulamin Programu wchodzi w życie z dniem 25 września 2026 r.
2. Organizator zastrzega sobie prawo zmiany Regulaminu w trakcie trwania Programu z ważnych przyczyn, w szczególności w przypadku: zmiany przepisów prawa, zmiany warunków realizacji Programu MSiT lub umowy o dofinansowanie, zmiany wysokości środków przeznaczonych na Program, konieczności zapewnienia bezpieczeństwa Systemu lub zapobiegania nadużyciom. Zmiany Regulaminu wchodzą w życie z dniem ich publikacji na Stronie Programu i nie naruszają uprawnień wynikających z Czeków prawidłowo wygenerowanych przed dniem wejścia w życie zmian.
3. Organizator ma prawo kontroli prawidłowości realizacji Programu, w tym prawidłowości korzystania z Czeków przez Uczestników oraz realizacji i rozliczania Czeków przez Obiekty Noclegowe. W przypadku stwierdzenia naruszeń Organizator może w szczególności: anulować Czek, wykluczyć Uczestnika z Programu, wykluczyć Obiekt Noclegowy z Programu, odmówić dopłaty lub żądać zwrotu dopłaty nienależnie wypłaconej.
4. Organizator zastrzega sobie prawo do przerw technicznych w funkcjonowaniu Strony Programu lub Systemu, w szczególności w celu konserwacji, aktualizacji lub usunięcia awarii. Informacje o planowanych przerwach technicznych będą w miarę możliwości publikowane na Stronie Programu z wyprzedzeniem.
5. Organizator nie ponosi odpowiedzialności za czasową niedostępność Strony Programu lub Systemu spowodowaną przyczynami technicznymi, w szczególności awariami systemów informatycznych, przerwami w dostępie do sieci Internet, przeciążeniem serwerów, działaniem siły wyższej lub działaniami osób trzecich, na które Organizator nie ma wpływu, ani za problemy techniczne leżące po stronie Użytkownika, w tym brak dostępu do Internetu lub nieprawidłowe działanie urządzeń lub oprogramowania.
6. W przypadku wystąpienia awarii technicznych lub innych zdarzeń zakłócających funkcjonowanie Systemu, Organizator stosuje jednolite zasady wobec wszystkich zainteresowanych.
7. Okoliczności, o których mowa w pkt 4–6, nie stanowią podstawy do roszczeń wobec Organizatora z tytułu niewygenerowania Czeku, niewydłużenia Tury, nieprzyznania środków lub niedostępności Systemu, z zastrzeżeniem bezwzględnie obowiązujących przepisów prawa.
8. Program nie jest grą hazardową w rozumieniu ustawy z dnia 19 listopada 2009 r. o grach hazardowych (Dz. U. z 2025 r., poz. 595 z późn. zm.), w szczególności nie stanowi konkursu, loterii, gry losowej ani zakładu wzajemnego. Czeki przyznawane są wyłącznie na podstawie kryteriów obiektywnych określonych w Regulaminie.
9. Świadczenia określone Regulaminem nie stanowią przyrzeczenia publicznego ani innej formy zobowiązania do spełnienia świadczeń i nie stanowią podstawy do jakichkolwiek roszczeń o ich wykonanie, z zastrzeżeniem uprawnień wynikających z prawidłowo wygenerowanych i zrealizowanych Czeków.
10. Interpretacja postanowień Regulaminu należy do Organizatora, z zastrzeżeniem przepisów powszechnie obowiązującego prawa.
11. Reklamacje dotyczące realizacji Programu mogą być składane w formie elektronicznej na adres e-mail wskazany w pkt 12 niniejszego Rozdziału albo w formie pisemnej na adres siedziby Organizatora, w terminie 14 dni od dnia wystąpienia zdarzenia będącego podstawą reklamacji. Postanowienia niniejszego Rozdziału dotyczące postępowania reklamacyjnego nie wyłączają ani nie ograniczają uprawnień Uczestnika ani Obiektu wynikających z powszechnie obowiązujących przepisów prawa.
12. Informacje o Programie oraz Regulaminy można znaleźć na Stronie Programu czekwarmiamazury.pl. Biuro Organizatora jest czynne od poniedziałku do piątku w godz. 8:00 - 16:00. Kontakt telefoniczny +48 693 045 925, e-mail: info@czekwarmiamazury.pl.
13. W sprawach nieuregulowanych w Regulaminie, mają zastosowanie powszechnie obowiązujące przepisy prawa polskiego i Unii Europejskiej.